はじめに

　昨今、Googleがメール送信者のガイドライン（Email sender guidelines）を適用すると発表したことを受けて、各会からメールアドレス（ドメインが@gmail.comのもの）を変更するよう依頼がなされているところですが、せっかくなのでGoogleWorkspace（旧：G Suite、有料版Gmailを含む）にしませんか？という記事です。Googleさんからもらったプロモーションコードもあります。

（いろいろ読むのが面倒な人向け）
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Googleworkspaceにするメリット

　Googleworkspaceにする一番のメリットは、データ保護が強化されることです。一応、「広告目的で Gmail のコンテンツを使用することはありません。」と記載されているので、無料版でも大丈夫なはずなのですが、「ユーザーのコンテンツをホスト、複製、配布、伝達、使用すること（たとえば、コンテンツを Google のシステムに保存してユーザーがどこからでもアクセスできるようにするため）、ユーザーのコンテンツが他の人に公開するように設定されている場合は、それを出版、公演、上映、（公開）表示すること、ユーザーのコンテンツに修正（形式の変更、翻訳など）を加えて二次的著作物を作成すること、これらの権利を以下に再許諾すること　他のユーザー（ユーザーが選択した人々と写真を共有できるようにするなど、サービスを設計どおりに機能させられるようにするため）、Google との間で本規約と矛盾しない契約を締結した請負業者（以下の目的のセクションに記載されている限定的な目的のみが対象）」なんて書いてあるとちょっと怖いですよね。

　GoogleWorkspaceにすると、「5.2 お客様データの保護。Google は、Cloud のデータ処理に関する追加条項に基づいてのみお客様データへのアクセス、またはお客様データの使用もしくは処理を行います。その他の目的でお客様データへのアクセス、またはお客様データの使用もしくは処理を行うことはありません。Google はお客様データを保護するための技術的、組織的、および物理的な安全措置を実装済みであり、それらの安全措置を維持します（詳細については Cloud のデータ処理に関する追加条項を参照）。」という記載を含むGoogleWorkspace利用規約が変更されるようになります。

　あとは、使える容量が15GBからユーザー1人あたり30GBに増量されます。

Gmailのいいところ

その1　Webメールなのでどこでもメールが確認できる

　ここは無料版のものとかわりませんが、GmailはWebメールなので、OutlookやThunderbirdのようなメールクライアントソフトを利用するクライアントメールと異なり、インターネットにつながってさえいればSMTPやらPOP３等の設定をしたソフトが入っていないパソコンでもメールの送受信ができます。また、Web上でメールが保存されているので、メールのバックアップを取っておく必要がありません。PCの乗り換えも簡単です。

　ちなみに、設定をいじることで従来クライアントメールで利用していたメールについても、Gmailで扱うことができます。

その２　検索やアーカイブ機能が便利

　これまた無料版と同じで恐縮ですが、Gmailの場合、検索システムがとても賢いので、「あのメール、どこだっけ」みたいになったときに、ネットを検索するのと同じような感じで検索が可能です。委員会MLなどを探したいときはMLのアドレスで検索して確認していくということもできますが、添付ファイル付きのものだけ探したり、単語や日付の指定も可能です。

　また、アーカイブ機能という「削除はしないけど、そのメールを見えなくする機能」や、「指定した日時までそのメールを見えなくする」スヌーズ機能というものも搭載されているため、受信箱に返信等の対応が必要なメールのみを表示させることが可能です。それでもメールは溜まっていくんですけど・・・。

その３　メールフィルタがわりと優秀

　Gmailでは、メールが届いた段階で、広告やSNS関連のメールをメインとは別のフォルダに振り分けてくれます。これが意外と優秀で、ほとんど間違いがありません。広告メールを選り分けて削除するなりアーカイブするなりの手間が省けるほか、容量を圧迫してきたらこれらのフォルダだけまとめて削除したりすることもできます。

その４　送信後１０秒は送信を取り消せる

　あまり使わないかもしれませんが、送信後１０秒は取り消せます。ちょっとした誤字脱字に気づいてしまったときに便利です。

その5　もちろん独自ドメイン（@好きな文字列.com等）も使える

　無料版ではドメイン（@gmail.com）の変更ができませんが、有料契約した場合は、自分で取得したドメインに変更することが可能です。以前から無料版のGmailではセキュリティ的に問題があるとされていましたので、私の場合は、お名前.comで独自ドメインを取得・接続して使っています。

Googledriveのいいところ

その1　PDFや画像ファイルを放り込むと全文検索できるようになる

　弁護士業務をやっていると、委員会資料などで無限にPDFファイルが溜まっていくのですが、全部Googledriveに放り込んでおくと、全文検索（タイトルだけでなく、ファイルの中身まで含めた検索）ができるようになります。ただ、全文検索できるということは、すべての内容にOCRをかけているということになると思いますので、ぜひ有料プランでお試しください。

その2　ファイルの共有も簡単

　Googledriveに保管したファイルは共有も簡単です。共有ドライブに追加してフォルダ毎に共有したり、ファイル毎に共有することもできます。ただし、でよく利用するWordファイルやExcelファイル、PowerPointファイルとはそこまで相性がよくありません。一応GoogleAppsを利用して直接編集が可能ですが、フォントやらなんやらがおかしくなる気がするので、毎回ダウンロードして編集して再度アップロードしています。GoogleAppsで作ったもの（スプレッドシートやドキュメント、スライドなど）以外については、あくまで保管するだけという感じですね。

その他のいいところ

Googleフォトも使える

　スタータープランの容量では心もとないのですが、写真もGoogleフォトにどんどん放り込めます。Googleフォトにバックアップをとっておけば、なんらかの要因によってスマホやPCがやられても大事な写真データを復元できます。

GAS（GoogleAppsScript）を利用して業務の効率化も図れる

　ちょっと応用的なところとなりますが、有料版にするとGASの制約がだいぶ緩和されますので、GASを用いた業務の効率化が図れます。できることはいろいろあるのですが、基本的にGoogleのアプリを連携できるという感じです。ちょっとしたものだと、最終営業日に自分にメールを送るとか、毎週月曜日に、Googleカレンダーに登録されている予定の一覧を送るなんてことが可能です。

まとめ

　以上のとおり、GASのを利用するような応用的な使い方をしないとしても、Googleworkspaceは、PDFやメール、写真等のデータの保管庫として大変優秀です。私も、GoogleWorkspaceはPDFや画像、メールの保管庫として、MicrosoftのOneDriveはWord、Excel、PowerPointなどのファイルを置いておくところとして使い分けをしています。

　スタータープラン（ストレージはユーザー1人当たり30GB）でよければ月額６８０円（2024/03/22時点）から始められますので、ぜひ活用してみてください。

　ちなみに、最近流行の生成AIについては、これらのプランを契約していれば、追加でGemini for Google Workspaceを利用することができます。ただし、現時点では英語のみ正式対応？のようなので、もう少し様子を見た方がいいかもしれません。

　GoogleWorkspaceに興味がわいてきた方は、この専用リンクから申込みするとGoogleWorkspaceを14日間無料で試せます。
　また、試した後に有料契約する場合は、以下のコードを入力していただけると、初年度の料金が１０％オフになります。ただし、有料契約にする場合は、基本的に組織内で同じプランにしないといけないので、最初は安いスタータープランからはじめて、容量が少なくなってきたらスタンダードプランにするといいように思います。
①Google Workspace Business Starterを契約する場合 　　 E9P3WNA96QWDHYU
②Google Workspace Business Standard を契約する場合 　ADFNEUVPVEKDVWU

ーーーーーーーーーーーーーーー以下は、Googleさんのサイトからの引用です。ーーーーーーーーーー

Google Workspace とは
Google Workspace は、チームのコミュニケーションとコラボレーションを促進し、場所やデバイスを選ばず仕事を進めることを可能にする、クラウドベースの生産性向上スイートです。設定、操作、管理が簡単なので、重要な業務に集中できます。

詳しくは、動画またはこちらの資料をご覧ください。

主な特長:
ビジネス用のカスタム メール
会社のドメインを使ったビジネス用アドレス（例: [ユーザー名]@[会社名].com）でメールを送受信できます。Gmail の機能は使いやすいため、作業を効率化しながらブランドを確立できます。

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職場はもちろん、自宅や移動中でも、メールの確認、ファイルの共有、ドキュメントの編集、ビデオ会議の開催などが可能です。パソコン、タブレット、スマートフォンなど、どのデバイスからでも前回中断したところから再開できます。

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